Calculadora de Km rodado: como fazer o reembolso corretamente?

Para manter as finanças em dia, as empresas precisam ter uma boa calculadora de km rodado a fim de lidar com essa despesa de forma eficiente. Afinal, ninguém quer ter prejuízos na hora de reembolsar despesas, certo?

Sendo assim, uma gestão de frotas eficiente considera esses gastos e elabora processos automatizados para que essa demanda não impacte as finanças da empresa negativamente.

No entanto, muitos gestores têm dúvida de como implementar um modelo eficiente de calculadora de km rodado. Por isso, preparamos este post. Continue a leitura e tire suas dúvidas!

Quem deve fazer o reembolso de km rodado?

A prática de reembolso por quilômetro rodado é bastante comum em empresas que não possuem frota própria ou que terceirizam esse processo. Em síntese, se os seus funcionários utilizam o carro próprio, você precisa reembolsá-los.

calculadora de km rodado

Antes de tudo, é necessário entender que se realiza esse processo de forma transparente e objetiva, respeitando-se os acordos entre funcionário e gestor. 

Por isso, torna-se essencial realizar a documentação de todos os elementos pertinentes ao reembolso para se evitar problemas na hora da prestação de contas.

Quais fatores devem ser analisados em seu cálculo?

Em primeiro lugar, faz-se necessário compreender que esta despesa não integra a folha de pagamento do trabalhador, visto que não se refere a uma remuneração fixa.

Por isso, destaca-se a importância de protocolar e documentar o processo para o cálculo da quilometragem. A seguir, apresentamos alguns fatores que devem estar presentes para realizar o reembolso.

Tipo de veículo

Diversos elementos referentes ao automóvel utilizado interferem no cálculo do reembolso, como:

  • Ano de fabricação;
  • Marca do veículo;
  • Modelo do carro;
  • Especificidades do modelo.

Em uma companhia que tem o hábito de reembolsar muitos funcionários é prudente estabelecer categorias para os veículos. Ao definir os melhores tipos de carro dentro das variações possíveis no mercado, pode-se então alinhar cálculos e despesas com maior facilidade.

Entretanto, não se realiza essa prática após a contratação do funcionário, afinal o carro é uma propriedade particular. A definição deve ocorrer no processo de seleção.

Gasto com combustível

O consumo do combustível é essencial para produzir uma calculadora de km rodados. Em primeiro lugar, verifique o combustível que o carro mais utiliza para poder realizar o cálculo.

Em seguida, faça a divisão do valor médio do combustível pela média do consumo do carro. Esse cálculo deve ser revisto periodicamente diante dos aumentos.

Por exemplo, se o valor do combustível é R$7,50 por litro e o consumo do carro é 15 km/L, o valor fica: 7,5 / 10 = 0,75. Ou seja, 0,75 centavos por quilômetro rodado.

Seguro

Diante de possíveis acidentes ou roubos, deve-se considerar o seguro no cálculo. Tendo em vista que o carro é uma propriedade particular, a empresa deve suprir apenas 50% do valor do seguro.

O cálculo do seguro corresponde à divisão do valor contratado pelo funcionário pelo número de quilômetros rodados anualmente.

Assim, se o seguro é de R$5 mil e os km rodados foram 45 mil, o valor final fica: 5 / 45 = 0,11, que dividido por dois é igual a R$0,05.

Tributos

Impostos e taxas, como IPVA e licenciamento, podem estar no acordo realizado entre empresa e funcionário. Por ser opcional, a empresa se responsabiliza pela metade do valor ou pela distância percorrida até o trabalho.

Dependendo da periodicidade do acordo, é importante rever os valores devido aos aumentos dos tributos.

Manutenções no veículo

Também opcional, os gastos relativos à manutenção realizada no automóvel podem ser acordados entre funcionário e companhia.

Novamente, por se tratar de uma propriedade particular, a empresa arca com 50% dos valores.

Higienização do veículo

O aspecto do automóvel impacta de modo direto na reputação da marca da empresa. Por isso, o acordo deve considerar esse detalhe para o cálculo.

Entre as duas partes, registra-se no contrato um número mínimo de limpezas mensais e se divide esta quantidade pelos quilômetros rodados.

Novamente, reiteramos que esses detalhes devem estar em comum acordo, sendo registrados em um documento a fim de garantir a transparência do processo.

Depreciação

Com o passar do tempo, os veículos passam a sofrer o que se chama de depreciação, uma redução do valor diante do seu uso. Então, o cálculo pode se basear no valor médio providenciado pela Tabela Fipe.

Para fazer uma calculadora de km rodados eficiente, o gestor precisa realizar o cálculo referente à soma dos quilômetros rodados com o valor depreciado pelo tempo utilizado. A esse valor acima, ainda se acrescenta o cálculo da quantidade de quilômetro de serviços.

Calculadora de Km rodado: veja como fazer o reembolso corretamente!

Após os cálculos de todos os itens supracitados, o gestor consegue definir o valor do desembolso. Para elucidar qualquer dúvida restante, considere então o seguinte exemplo:

Um funcionário da empresa rodou com o seu carro um total de R$35 mil km por ano. Desses, 20 mil se relacionam com o trabalho e não houve necessidade de fazer manutenção. 

Como ficaria então a calculadora de km rodado neste caso?

  • Combustível: R$0,37 por km. Multiplicado por 20.000, dá R$7.400.
  • Seguro: R$0,28 por km. Total: R$5.600.
  • Tributos: R$0,037 por km. Total de R$740.
  • Higiene: R$0,06 por km. Total de R$1.200.
  • Depreciação: R$0,10 por km. Total: 2.000.

Neste caso, o valor final de reembolso anual totaliza 16.940. 

Esse valor poderia ser dividido mensalmente ou calculado em forma de um valor médio em cima do quilômetro rodado.

Como a tecnologia pode simplificar o cálculo e a gestão de frotas?

A tecnologia deve servir para simplificar os processos relacionados ao cálculo de km rodados, a fim de tornar a gestão de frotas mais eficientes.

Muitos gestores insistem em realizar esse cálculo de forma manual. No entanto, esse processo pode ser otimizado através de ferramentas autônomas e objetivas.

Vale salientar que o gestor se preocupa com diversos setores da empresa. Assim, gastar tempo com esse cálculo manual desperdiça tempo que ele poderia estar aplicando em outros processos.

Sendo assim, uma ótima forma de tornar o reembolso mais simples para o funcionário é o uso de um Cartão Combustível, pois beneficia as duas partes, além de ser objetivo e justo.

Conclusão

Empresas que buscam se modernizar sempre estão atrás de melhores formas de otimizar os seus processos e uma gestão eficiente prima pelo reembolso dos seus funcionários.

Por isso, é de vital importância as companhias manifestarem interesse em novos modos de automatização, aplicando-os a uma calculadora de km rodado, por exemplo.

Isso simboliza para os funcionários que seu lugar de trabalho se preocupa com transparência e honestidade, além de garantir seus direitos de forma íntegra.

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